FAQ

SONDERFRISTEN - Coronavirus (SARS-CoV-2)

Überwachungsaudit (Stand: 25.03.2020)
Um Leistungserbringer (z.B. Apotheken), die neben der Versorgung mit Hilfsmitteln auch im Zusammenhang mit der Ausbreitung von SARS-CoV-2 systemrelevante Versorgungen durchführen und aufrechterhalten müssen, in dieser schwierigen Zeit bestmöglich zu entlasten, ist für Überwachungen entsprechend dem Dokument IAF ID 3:2011 eine erweiterte Frist zulässig. Der von der DAkkS vorgegebene Zeitrahmen (maximale Frist 6 Monate), wird bei allen ab sofort von der AfP angeforderten Überwachungsaudits berücksichtigt.

Bitte beachten Sie:


• Einreichfrist: maximal 4 Monate

 

• Fristverlängerung: maximal 2 Monate (einmalig zusätzlich, bis zur maximalen Frist, möglich)
Der Antrag auf Fristverlängerung muss formlos schriftlich (z.B. per Mail) mit Angabe des Aktenkennzeichens und der Betriebsstätte) gestellt und entsprechend begründet werden.

 

• Unterlagen sobald wie möglich, innerhalb der genannten Frist, einreichen
Die Konformität der aktuell gültigen Präqualifizierung mit den aktuellen Anforderungen des GKV-Spitzenverbandes ist innerhalb der Frist nachzuweisen.

 

• Maßgebliche Änderung gemäß GKV-Empfehlungen
Innerhalb der Frist auftretende maßgebliche Änderungen der aktuell gültigen Präqualifizierung (z.B. Inhaberwechsel, Umzug oder Schließung der Betriebsstätte) sind unverzüglich mittels Änderungsantrag anzuzeigen.     

 


SONDERFRISTEN - Coronavirus (SARS-CoV-2)

Erst-, Re-Präqualifizierung und Änderungsantrag
(Stand: 25.03.2020)
Um Leistungserbringer (z.B. Apotheken), die neben der Versorgung mit Hilfsmitteln auch im Zusammenhang mit der Ausbreitung von SARS-CoV-2 systemrelevante Versorgungen durchführen und aufrechterhalten müssen, in dieser schwierigen Zeit bestmöglich zu entlasten, ist entsprechend dem Dokument IAF ID 3:2011 eine erweiterte Frist zulässig. Der von der DAkkS vorgegebene Zeitrahmen (maximale Frist 6 Monate), wird ab sofort bei allen Erst-, Re-Präqualifizierungsverfahren und Änderungsanträgen berücksichtigt.

 

Bitte beachten Sie:

• Fristverlängerung: maximal 2 Monate
Dies ist bis zur maximalen Frist ggf. mehrfach möglich. Insgesamt darf eine Bearbeitungszeit von 6 Monaten, beginnend ab der ersten Fristsetzung durch die AfP, nicht überschritten werden.

(z.B. 20 AT = 1 Monat + 2 Monate Fristverl.+ 2 Monate Fristverl. + 1 Monat Fristverl. max. möglich)Der Antrag auf Fristverlängerung muss formlos schriftlich (z.B. per Mail) mit Angabe des Aktenkennzeichens und der Betriebsstätte) gestellt und entsprechend begründet werden.

 

• RE-Präqualifizierungen
Bei einer RE-Präqualifizierung ist zu beachten, dass durch Erweiterung der Bearbeitungszeit
auf die maximal mögliche Frist, ggf. eine Versorgungslücke entsteht. Achtung Retaxation  droht!
Gemäß § 126 Abs. 1a Satz 5 SGB V sind die Zertifikate auf höchstens fünf Jahre zu befristen.
Durch eine Fristverlängerung wird die Laufzeit der aktuell gültigen Präqualifizierung nicht verlängert. Der Antrag auf  Re-Präqualifizierung muss spätestens 6 Monate vor Ablauf eingereicht werden.

 

• Unterlagen sobald wie möglich, innerhalb der genannten Frist, einreichen
Die Konformität mit den aktuellen Anforderungen des GKV-Spitzenverbandes ist innerhalb der Frist nachzuweisen.  Liegen alle angeforderten Nachweise komplett und konform mit den Anforderungen vor, kann die Bearbeitung des Verfahrens zum Abschluss gebracht werden und das Datum der Zertifizierungserteilung entsprechend festgelegt werden. Die Zertifizierung wird mit Datum der abschließenden Prüfung bestätigt/erteilt, eine Rück- oder Vordatierung des Zertifikats ist nicht möglich.

 

• Nachweis eines laufenden Zertifizierungsverfahren
Die schriftliche Bestätigung der Antragsannahme dient als Nachweis, dass der Leistungserbringer/die Leistungserbringerin sich gegenwärtig in einem Zertifizierungsverfahren bei einer akkreditierten Zertifizierungsstelle befindet. Alle weiteren Vereinbarungen, z.B. ob vorläufig und in welchem Zeitrahmen auf ein Präqualifizierungszertifikat verzichtet werden kann, sind vom Leistungserbringer direkt mit der Krankenkasse zu treffen.

 

 


Erklärfilm Inhaberwechsel eines Einzelunternehmens
 Wir informieren Sie in unserem Video über die Möglichkeiten eines Inhaberwechsels

 

PRÄQUALIFIZIERUNG

Was ist eine Präqualifizierung überhaupt?
An Hilfsmittelversorungsverträgen kann nur teilnehmen, wer die Voraussetzungen für eine ausreichende, zweckmäßige und funktionsgerechte Herstellung, Abgabe und Anpassung der Hilfsmittel erfüllt (§126 Absatz 1 Satz 2 SGB V). Die Präqualifizierung (PQ) bestätigt das Vorliegen dieser Voraussetzungen. Sie wird einmal für eine unbestimmte Anzahl von Verträgen durchgeführt. Nach erfolgter Präqualifizierung wird diese automatisch in einem zentralen Verzeichnis registriert. Dieses Verfahren lässt den Nachweis der Eignung gegenüber jeder einzelnen Krankenkasse entfallen. 

 


Wann brauche ich die Präqualifizierung?
Immer dann, wenn in einem Hilfsmittelliefervertrag einer Krankenkasse die Präqualifizierung gefordert wird.

  


  Welche Vorteile bietet die Präqualifzierung den Leistungserbringern?
Die Präqualifizierungsbestätigung ist von allen Krankenkassen zu akzeptieren, auch von jenen, die sie nicht explizit bei Vertragsverhandlungen verlangen. Einzelfallprüfungen hinsichtlich der grundsätzlichen Eignung zur Teilnahme an der Hilfsmittelversorgung entfallen, wodurch der Aufwand minimiert wird. Die Präqualifzierungsbestätigung gilt für fünf Jahre. Der GKV-Spitzenverband wird automatisch durch die Präqaulifzierungsstellen informiert und stellt diese Informationen den Krankenkassen zur Verfügung. Neben der Präqualifzierung können die Krankenkassen noch weitere Voraussetzungen für den Beitritt zu einem Liefervertrag festlegen, die z.B. durch Zertifikate belegt werden müssen. Dies dürfen aber nur auf dem konkreten Auftrag bezogenen Anforderungen sein, nicht solche, welche die grundsätzliche Eignung zur Hilfsmittelversorgung betreffen.


 Was kostet die Präqualifzierung?
Die Präqualifzierungsstellen haben sehr unterschiedliche Entgeltstrukturen. Die Preise der AfP können Sie hier nachlesen. Die AfP ist im Markt die günstigste Präqualifizierungsstelle für Apotheken (Stand März 2019).


Wie kann ein neuer Versorgungbereich bei einer gültigen PQ ergänzt werden?
Neue Versorgungsbereiche können Sie über einen Änderungsantrag ergänzen. Bitte gehen Sie dazu in Ihren Account und wählen Sie beri der Antragsart "Änderungsantrag" aus.

RE-PRÄQUALIFIZIERUNG

Müssen bei der Re-Präqualifizierung alle Nachweise erneut eingereicht werden?
Ja, bei der Re-Präqualifizierung müssen Sie gemaß § 126 Abs. 1 Satz 3 SGB alle Nachweise erneut vollumfänlich erbringen. Die Fotodokumentation muss die aktuelle Geschäftsausstattung zeigen und darf nicht älter als 3 Monate sein.


Welche Fristen muss ich bei einer Re-Präqualifizierung beachten, um keine Versorgungslücke entstehen zu lassen?
Bitte beachten Sie, dass eine Versorgungslücke droht, wenn der Antrag nicht rechtzeitig eingereicht wird.
Der Antrag auf Re- Präqualifizierung kann frühestens 9 Monate vor Ablauf der aktuellen Präqualifizierung eingereicht werden, spätestens 6 Monate davor muss uns der Antrag vorliegen. Ggf. erforderliche Anforderung von fehlenden und/oder unzureichenden Nachweisen durch die AfP oder eine Fristverlängerung durch den Leistungserbringer sind bei den Fristen /Einreichung des Antrags mit einzukalkulieren. Die Zertifizierung wird mit Datum der abschließenden Prüfung bestätigt/erteilt, eine Rück- oder Vordatierung des Zertifikats ist nicht möglich.

ALLGEMEIN

Was ist beim Hochladen der Nachweise im Online-Antrag zu beachten?

Es können maximal 5 Nachweise je im Antrag hochgeladen werden.
Sollten es erforderlich sein mehr Nachweise einzureichen, bitten wir Sie, uns diese per Post, Mail oder Fax zu übermitteln. Bitte beachten Sie, dass alle Nachweis in ausreichender Qualität zur Verfügung gestellt werden müssen, um eine Prüfung der Unterlagen zu ermöglichen.

 

Hochgeladene Nachweise können nicht gelöscht oder verändert werden.
Wurden falsche Nachweise gespeichert, senden Sie uns bitte, zusammen mit den einzureichenden Unterlagen/Nachweisen, eine schriftliche Information per Mail, Post oder Fax zu.

 

Was ist bei der Bearbeitung der Verfahrensbeschreibungen/Eigenerklärungen
im Online-Antrag zu beachten?

Verfahrensbeschreibungen/Eigenerklärungen können nicht gelöscht oder verändert werden.
Es ist nicht möglich die Verfahrensbeschreibungen, nach der Antragsannahme durch die AfP, nachträglich zu ändern oder online nachzureichen. Sollten Sie von uns eine Rückmeldung erhalten, dass die eingereichten Verfahrensbeschreibungen/Eigenerklärungen zu 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5 und 5.4.5 fehlen und/oder unzureichend sind, bitten wir Sie, uns diese per E-Mail, Fax oder Post zu übermitteln.

 

 


Ich habe die Zugangsdaten für mein AfP-Account vergessen, wie gehe ich vor?
Wenn Sie Ihren Benutzernamen noch wissen, können Sie sich über die Funktion "Passwort vergessen" Ihr Passwort per Mail zusenden lassen. Falls Sie Ihren Benutzernamen nicht mehr kennen, rufen Sie uns bitte an.


Wechsel des Filialleiters in Apotheken – grundsätzlich keine maßgebliche Änderung
Der Wechsel des Filialleiters in Apotheken ist keine anzeigepflichtige maßgebliche Änderung für das PQ-Zertifikat, sofern er nicht der fachliche Leiter für Versorgungsbereiche ist. Die GKV-Empfehlungen sprechen von einer maßgeblichen Änderung, wenn ein „Wechsel des fachlichen Leiters bzw. der für die Leistungserbringung verantwortliche Person“ erfolgt.

 


24 Stunden/Tag und 7 Tage pro Woche erreichbar! Fristverlängerungen formlos schriftlich beantragen

Die AfP ist per Mail und Fax rund um die Uhr erreichbar. Fristverlängerungen müssen gemäß der Zertifizierungsvereinbarung formlos schriftlich beantragt werden. Die Fristverlängerung wird Bestandteil der Verfahrensakte.

 


„Hilfsmittel zur Anwendung an der Nase“ wurden von 99F in den VB 14H11 umgruppiert

Info des GKV-Spitzenverbandes dazu:
„Grundsätzlich gilt eine Präqualifizierung gemäß § 126 Abs. 1a Satz 5 SGB V maximal fünf Jahre. Sollten im Verlauf des Geltungszeitraums sich Bezeichnungen von Versorgungsbereichen (z.B. durch Umgruppierungen) ändern, bleibt die Gültigkeit der Präqualifizierung erhalten, sofern der Leistungserbringer weiterhin die Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Wann und wie solche Umgruppierungen in den Verträgen nach § 127 SGB V nachvollzogen werden, obliegt den jeweiligen Vertragspartnern. Da Verträge nach § 127 SGB V nicht zum Regelungsbereich des GKV-Spitzenverbandes gehören, verfügen wir hier auch nicht über die entsprechenden Informationen. Insofern können wir hier gegenüber den Krankenkassen auch keine Vorschriften erlassen, wie mit den Umgruppierungen vertraglicherseits umgegangen werden soll.
Angepasst werden müssen die Zertifikate bei einer Änderungs- und/oder (Folge-)Präqualifizierung, sofern diese nach Inkrafttreten der jeweiligen Fortschreibung erfolgen. Ob diese Verfahrensweise zukünftig auch vollumfänglich umgesetzt wird, lässt sich nicht beantworten.“

 

„Entgeltfreie Änderungsanträge in Verbindung mit einem Überwachungsaudit
Änderungsanträge, die bei Vorlage des Audits durch die Leistungserbringer ausgelöst werden, sind dann nicht entgeltpflichtig, wenn sie zur Bestätigung der Konformität eines bestehenden PQ-Zertifikates notwendig sind. Ausnahme: Die Änderung(en) liegt bereits mehr als zwei Monate zurück und hätte damit bereits angezeigt werden müssen: „Maßgebliche Änderungen in den tatsächlichen oder rechtlichen Verhältnissen, die bei der Erteilung einer Bestätigung vorgelegen haben, sind der Präqualifizierungsstelle durch den präqualifizierten Leistungserbringer unverzüglich anzuzeigen. (Unverzüglich = ohne schuldhaftes Zögern)

 

Der Leistungserbringer hat den Nachweis zu erbringen, dass die Anforderungen nach § 126 Abs. 1 Satz 2 SGB V weiterhin erfüllt werden.“ (GKV-Empfehlungen)

 

Beispiele für nicht entgeltpflichtige Änderungen:
Wechsel des fachlichen Leiters (FL), sofern dieser alleiniger FL eines Versorgungsbereiches für den Leistungserbringer ist. Oder Wegfall eines FL der für diese Betriebsstätte nicht mehr zur Verfügung steht.
Wegfall eines Versorgungsbereiches dessen Anforderung(en) aktuell nicht erfüllt werden können, z.B. behindertengerechte Toilette.

 

Beispiele für entgeltpflichtige Änderungen (gem. aktueller Entgelttabelle der AfP):
Hinzunahme eines oder mehrerer Versorgungsbereiche in das PQ-Zertifikat. Wechsel oder Hinzunahme einer IK – Nummer. Hinzunahme eines weiteren FL zu einem oder mehreren Versorgungsbereichen.