Stand 28.04.2025
Eine Überwachung im Präqualifizierungsverfahren können Sie nicht selbst beantragen, weil sie kein eigenständiger Antrag ist. Die Überwachung ist ein verpflichtender Bestandteil Ihrer bestehenden Präqualifizierung nach § 126 SGB V und wird von der Agentur für Präqualifizierung (AfPQ) zum vorgesehenen Zeitpunkt angefordert.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine gültige Präqualifizierung wird innerhalb der fünfjährigen Zertifikatslaufzeit in der Regel zweimal überwacht, etwa nach 20 und 40 Monaten (gerechnet ab Beginn der 5-jährigen Laufzeit).
- Die Überwachung wird von der Präqualifizierungsstelle angefordert und kann nicht selbst beantragt werden.
- Im Rahmen der Überwachung werden ausgewählte Nachweise geprüft, um die Konformität der bestehenden Präqualifizierung sicherzustellen.
- Die Überwachung verlängert die Laufzeit des Zertifikats nicht.
- Wird die Konformität bestätigt, bleibt die Zertifizierung bestehen. Wird sie nicht bestätigt, kann die Zertifizierung eingeschränkt, ausgesetzt oder zurückgezogen werden.
Was ist eine Überwachung im Präqualifizierungsverfahren?
Die Überwachung, oder auch Audit genannt, dient dazu, die fortlaufende Konformität ihrer bestehenden Präqualifizierung zu prüfen. Grundlage hierfür sind die Vorgaben des GKV-Spitzenverbandes, nach der eine gültige Präqualifizierung während ihrer Laufzeit regelmäßig überwacht werden muss.
Dabei wird überprüft, ob die für ihre Präqualifizierung relevanten Nachweise weiterhin aktuell sind und die Voraussetzungen für die Zertifizierung weiterhin erfüllt werden.
Warum kann die Überwachung nicht selbst beantragt werden?
Viele Leistungserbringer gehen davon aus, dass eine Überwachung ähnlich wie eine Erst- oder Re-Präqualifizierung beantragt werden muss. Das ist jedoch nicht der Fall.
Die Überwachung ist kein separates Zertifizierungsverfahren, sondern ein fester Bestandteil der laufenden Zertifizierung. Aus diesem Grund wird sie von der Präqualifizierungsstelle veranlasst und nicht durch den Leistungserbringer beantragt.
Für Sie bedeutet das: Sie müssen keine Fristen berechnen und keinen eigenen Antrag stellen. Stattdessen erhalten Sie rechtzeitig eine Anforderung zur Überwachung mit allen erforderlichen Informationen zum weiteren Ablauf.
Wann findet eine Überwachung statt?
Eine gültige Präqualifizierung hat eine Laufzeit von fünf Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums erfolgen grundsätzlich zwei turnusmäßige Überwachungen:
- nach etwa 20 Monaten,
- nach etwa 40 Monaten.
Zusätzlich können ggf. anlassbezogene Überwachungen durch die Zertifizierungsstelle veranlasst werden.
Wie erfahre ich, dass eine Überwachung ansteht?
Sie werden von der Präqualifizierungsstelle rechtzeitig über die anstehende Überwachung informiert.
Bei der Agentur für Präqualifizierung erfolgt dies per E-Mail und zusätzlich über das Kundenportal. Dort finden Sie alle weiteren Informationen und können die geforderten Nachweise direkt digital einreichen.
Wie läuft eine Überwachung ab?
Nach Erhalt der Anforderung bearbeiten Sie die Überwachung über das Kundenportal.
Der Ablauf umfasst in der Regel folgende Schritte:
- Anmeldung im Kundenportal.
- Aufruf der Überwachung.
- Hochladen der angeforderten Nachweise, beispielsweise Fotonachweise.
- ggf. Ergänzung notwendiger Eigenerklärungen.
- Elektronische Unterschrift durch den Leistungserbringer beziehungsweise Inhaber sowie die fachlichen Leitungen.
- Digitale Einreichung der Unterlagen.
Durch die digitale Bearbeitung können die erforderlichen Nachweise ohne Medienbrüche eingereicht werden.
Was passiert nach der Überwachung?
Wird die Konformität bestätigt, erhalten Sie eine Bestätigung über die Aufrechterhaltung Ihrer Zertifizierung.
Wichtig zu wissen: Die Überwachung verlängert die Laufzeit Ihrer Präqualifizierung nicht. Das Zertifikat bleibt weiterhin nur für den ursprünglich festgelegten Zeitraum gültig.
Kann die Konformität nicht festgestellt werden, kann die Zertifizierung eingeschränkt, ausgesetzt oder zurückgezogen werden.
Praxiswissen der AfPQ
Aus der Praxis zeigt sich, dass Überwachungen häufig nicht wegen fehlender Voraussetzungen aufwendiger werden, sondern weil angeforderte Nachweise nicht mehr aktuell oder Unterlagen unvollständig sind. Wer Dokumente regelmäßig pflegt und aktuell hält, kann die Überwachung meist deutlich schneller abschließen.
Die AfPQ unterstützt Leistungserbringer während des gesamten Präqualifizierungszyklus. Über das digitale Kundenportal lassen sich Dokumente, Zertifikate und laufende Verfahren zentral verwalten. Das spart Zeit, schafft Transparenz und reduziert den Aufwand bei Überwachungen und Nachforderungen.
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Häufige Fragen zur Überwachung
Muss ich eine Überwachung selbst beantragen?
Nein. Die Überwachung wird durch die zuständige Präqualifizierungsstelle angefordert und nicht durch den Leistungserbringer beantragt.
Wann erfolgt die erste Überwachung?
Die erste turnusmäßige Überwachung erfolgt in der Regel etwa 20 Monate nach Beginn der Präqualifizierung.
Verlängert eine Überwachung mein Zertifikat?
Nein. Die Überwachung dient der Aufrechterhaltung der Zertifizierung, verlängert die Laufzeit ihres Zertifikats jedoch nicht.