Stand: 28.04.2025
Der Beratungsraum gehört zu den Bereichen, die im Präqualifizierungsverfahren besonders häufig zu Nachforderungen führen. Meist fehlt der Raum nicht, sondern die eingereichten Fotos oder die räumliche Gestaltung erfüllen die Anforderungen nicht eindeutig. Typische Beanstandungen betreffen die Sitzmöglichkeit, nicht ausreichende Sichtschutzmaßnahmen oder eine fehlende akustische und optische Abgrenzung.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Beratungsraum muss eine vertrauliche Beratung ermöglichen.
- Die akustische und optische Abgrenzung muss auf den Nachweisen nachvollziehbar erkennbar sein.
- Fenster, Türen und Glasflächen dürfen keine ungewollten Einblicke ermöglichen.
- Sitzmöglichkeit und/oder Liege müssen den Anforderungen des jeweiligen Versorgungsbereichs entsprechen.
- Unvollständige Fotos gehören zu den häufigsten Ursachen für Nachforderungen.
- Die Fotonachweise des Beratungsraumes müssen der Raumskizze entsprechen.
Warum reichen Fotos des Beratungsraums oft nicht aus?
Viele Leistungserbringer fotografieren den Beratungsraum so, wie sie ihn täglich nutzen. Für die Präqualifizierung reicht das jedoch häufig nicht aus. Was dabei oft übersehen wird: Nicht nur die Fotos müssen aussagekräftig sein. Für die Präqualifizierung muss der Beratungsraum auch in der Raumskizze der Betriebsstätte eindeutig gekennzeichnet sein. Wände, Türen und Fenster sollten dort nachvollziehbar dargestellt werden.
Die Präqualifizierungsstelle muss anhand der Unterlagen beurteilen können, ob alle Anforderungen tatsächlich erfüllt sind. Ein einzelnes Foto von einem Stuhl beantwortet diese Frage nicht. Oft fehlt die Sicht auf den gesamten Raum, auf die Abgrenzung zu anderen Bereichen oder auf die vorhandenen Türen und Fenster. Die Folge: Nachforderungen.
Warum ist die optische und akustische Abgrenzung so wichtig?
Der Beratungsraum soll Versicherten die Möglichkeit geben, persönliche Informationen in geschützter Atmosphäre zu besprechen. Deshalb wird geprüft, ob andere Kunden Gespräche mithören oder Einblicke in den Raum erhalten können.
Besonders häufig entstehen Rückfragen, wenn Beratungsbereiche nicht eindeutig von Verkaufs- oder Wartebereichen getrennt sind. Auch unvollständige Wände oder offene Raumkonzepte können dazu führen, dass die geforderte Abgrenzung nicht ausreichend nachgewiesen werden kann.
In der Praxis sollten die eingereichten Fotos deutlich erkennen lassen, wie die Vertraulichkeit der Beratung sichergestellt wird.
Welche Rolle spielen Fenster und Türen?
Ein überraschend häufiger Nachforderungsgrund sind Fenster, Glastüren oder Sichtfenster, die auf den Fotos gar nicht oder nur teilweise zu erkennen sind.
Dabei geht es weniger um das Vorhandensein eines Fensters als um die Frage, ob Einblicke in den Beratungsraum verhindert werden. Sichtfenster in Türen können zulässig sein, wenn sie blickdicht abgeschirmt werden können. Gleiches gilt für Fenster und andere Glasflächen.
Warum wird selbst die Sitzmöglichkeit manchmal beanstandet?
Viele Antragsteller vermuten, dass bei der Sitzmöglichkeit jedes beliebige Möbelstück ausreichend ist. Tatsächlich wird erwartet, dass der Beratungsbereich als dauerhaft eingerichteter Platz für vertrauliche Gespräche erkennbar ist.
Immer wieder werden Fotos eingereicht, auf denen lediglich ein Barhocker, ein Klappstuhl oder ein provisorisch wirkender Sitzplatz zu sehen ist. Die Anforderungen sehen dagegen einen stabilen Stuhl mit vier Beinen vor. Sofas, Drehstühle oder Schwingstühle sind als Sitzmöglichkeit im Beratungsraum ungeeignet.
Wann ist eine Liege erforderlich?
Je nach beantragtem Versorgungsbereich kann neben einer Sitzmöglichkeit auch eine Liege erforderlich sein. Maßgeblich ist dabei nicht nur das Vorhandensein der Liege, sondern auch deren nachvollziehbare Dokumentation innerhalb des Beratungsraums. Fehlt die Liege auf den Fotos oder lässt sich nicht erkennen, in welchem Bereich sie genutzt wird, entstehen häufig Rückfragen im Verfahren.
Was sieht eine Präqualifizierungsstelle auf den ersten Blick?
Aus Sicht der Agentur für Präqualifizierung (AfPQ) fallen drei Probleme immer wieder auf:
- Der Raum ist vorhanden, aber die Fotos zeigen ihn nicht vollständig.
- Die Abgrenzung zu angrenzenden Bereichen ist nicht eindeutig erkennbar.
- Ausstattungselemente wie Sitzmöglichkeit oder Liege werden nicht ausreichend dokumentiert.
Viele Nachforderungen lassen sich vermeiden, wenn die Unterlagen vor der Einreichung darauf geprüft werden, ob ein außenstehender Dritter die Raumsituation sofort nachvollziehen kann.
Über das digitale AfPQ-Kundenportal können Sie die Nachweise zum Beratungsraum unkompliziert und übersichtlich einreichen. Weitere Informationen zu einzelnen Nachweisen finden Sie in unseren FAQ.
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Häufige Fragen zum Beratungsraum
Sind Sichtfenster in Türen zulässig?
Ja. Sichtfenster können zulässig sein, wenn sie durch eine blickdichte Lösung abgeschirmt werden.
Reicht ein Klappstuhl als Sitzmöglichkeit aus?
Für den Beratungsraum wird ein stabiler Stuhl mit vier Beinen erwartet. Ein Klappstuhl sollte nicht die einzige Sitzmöglichkeit sein.
Warum bekomme ich trotz vorhandenem Beratungsraum eine Nachforderung?
Häufig sind die Fotos oder die Raumdarstellung nicht aussagekräftig genug, sodass die Anforderungen an die Vertraulichkeit und Ausstattung nicht eindeutig geprüft werden können.