Für die Präqualifizierung muss der Beratungsraum in der Raumskizze der Betriebsstätte eindeutig gekennzeichnet sein. Bauliche Gegebenheiten wie Wände, Türen und Fenster sind nachvollziehbar darzustellen.
Zusätzlich sind aussagekräftige Fotos erforderlich. Die Aufnahmen sollten den Beratungsraum aus mehreren Perspektiven zeigen und nachvollziehbar belegen, dass dieser optisch und akustisch ausreichend von anderen Bereichen abgegrenzt ist. Einzelbilder oder unklare Aufnahmen reichen hierfür häufig nicht aus.
Zur Vermeidung von Nachforderungen sollten die Fotos den gesamten Raum einschließlich aller relevanten Abgrenzungsmaßnahmen dokumentieren. Fenster und Türen sind ebenfalls abzubilden. Aus den Nachweisen muss ersichtlich sein, wie die optische und akustische Abgrenzung des Beratungsraums gewährleistet wird.